内部通報制度はどう整備する？中小企業が見直したい窓口・守秘義務・社内規程のポイント

窓口を決めることは必要な取組の一つですが、それだけでは十分とはいえません。

例えば、通報があった後、誰が調査するのか、不正が確認されたら誰が是正するのか、通報者の秘密をどのように守るのか、といった仕組みが必要です。

常時使用する労働者が300人を超える事業者では、内部公益通報対応体制の整備などが法律上の義務となっています。

300人以下の企業では体制整備は努力義務ですが、通報を受けたときに適切に対応できる仕組みを考えておく価値があります。

大切なのは、社内規程と実際の運用が一致していることです。

会社の規模や体制に応じて兼務を検討することは考えられます。

ただし、法律上の指定が必要な事業者では、公益通報への対応業務を行い、通報者を特定させる情報を取り扱う「公益通報対応業務従事者」を適切に指定する必要があります。

また、従事者には法律上の守秘義務があり、違反した場合には刑事罰の対象となることがあります。

そのため、単に「総務部が担当」とするだけでなく、誰がどの業務を担当し、何の情報を取り扱うのか、指定や役割を明確にする必要があります。

小規模な会社でも、通報を受け付ける人に対し、秘密保持と記録管理の方法を説明しておくことが重要です。

そのような対応は慎重に考える必要があります。

通報の対象となっている人が調査を主導すれば、公正な判断が難しくなったり、通報者に不利益が生じたりするおそれがあります。

また、通報の対象者が経営者や役員である場合には、通常の指揮命令系統だけでは適切な調査ができないこともあります。

内部通報制度では、通報案件と利害関係のある人を、調査や是正の判断から適切に外すことが重要です。

必要に応じて、外部専門家などを関与させる方法も考えられます。

調査上、必要な情報共有が求められる場合はあります。

しかし、だからといって通報者の名前や、誰が通報したか推測できる情報を、広く共有してよいわけではありません。

通報者を特定させる情報は、必要な範囲で慎重に取り扱う必要があります。

例えば、「この件を知っているのはAさんだけだから、Aさんが通報したのだろう」と分かるような情報共有も問題になる可能性があります。

また、社内で調査を進める際には、単に秘密を漏らさないだけでなく、正当な理由のない通報者探しや、通報への報復が起きないようにする必要があります。

調査に必要な情報と、通報者を特定させる情報は、できる限り分けて管理することが大切です。

まずは、次の事項を整理することをおすすめします。

① 受付窓口

社員や法律上の対象となる関係者が、どこへ連絡すればよいかを明確にする。

② 担当者と権限

誰が通報を受け付け、調査し、是正を判断するのかを決める。必要な従事者指定も確認する。

③ 守秘義務と情報共有の範囲

通報者を特定させる情報を、誰が、どの範囲で取り扱うか整理する。

④ 利益相反の排除

通報対象となった上司や役員などが、調査を不当に左右しない仕組みを設ける。

⑤ 調査・是正の手順

受付から事実確認、必要な措置、再発防止までの流れを明確にする。

⑥ 不利益な取扱いの防止

通報したことを理由とする解雇・懲戒・不利益な異動などを防ぐ。

⑦ 対象者への周知・研修

利用できる人、窓口、相談方法、秘密保持の取扱いなどを、必要な人に伝える。

⑧ 記録の保管と制度の見直し

受付日、確認した事実、調査結果、是正措置などを適切に記録し、定期的に運用状況を確認する。

ただし、企業規模によって法的義務の範囲は異なります。また、すべての会社が同じ組織や書式を導入しなければならないわけではありません。

社内で対応が難しい事項については、外部の専門家と連携する方法も考えられます。